Absence de syndic : risques ou comment choisir le bon syndic

Comment une copropriété peut-elle se retrouver sans syndic ? Quels sont les risques encourus en l’absence d’un syndic compétent ? Comment agir pour choisir un bon syndic et pallier cette situation ?

Une copropriété peut se retrouver sans syndic pour diverses raisons, notamment la démission ou la révocation du syndic en poste. Cette situation expose la copropriété à de nombreux risques : blocage des décisions en assemblée générale, incapacité à gérer les comptes ou les travaux urgents, et risques juridiques accrus. Face à ces enjeux, il est crucial de savoir comment choisir un bon syndic pour garantir une gestion efficace.

Notre Cabinet, fort de plus de 30 ans d’expérience, accompagne les copropriétés dans ces démarches. Nous vous présentons ici des solutions pratiques pour vous guider dans le choix d’un syndic, ainsi que les actions à entreprendre en cas de litige, y compris les recours judiciaires contre un syndicat des copropriétaires dépourvu de syndic.

Découvrez nos conseils et recommandations, enrichis par notre expertise, sous forme de questions-réponses concrètes.

La copropriété a-t-elle l’obligation de nommer un syndic ?

Qu’est-ce qu’une copropriété ?

La copropriété est le statut juridique d’un immeuble dont tous les lots, quel que soit leur usage, sont détenus par plusieurs propriétaires, lesquels de plein droit forment ensemble un syndicat des copropriétaires, personne morale représentée légalement par un syndic de copropriété.

Le statut de la copropriété résulte de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 et de son Décret d’application n°67-223 du 17 mars 1967. Nous vous invitons à vous reporter à ces dispositions que nous simplifions volontairement dans cet article.

Qu’est-ce qu’un syndicat des copropriétaires ?

Le syndicat des copropriétaires est l’ensemble des propriétaires de tous lots dépendant d’un même immeuble, qui en deviennent membres de plein droit tant qu’ils en sont propriétaires, sans autre formalité.

L’immeuble est souvent édifié sur plusieurs étages : on parle alors de copropriété verticale. Mais si une même parcelle comporte plusieurs édifices, on parlera aussi de copropriété horizontale.

Le syndicat des copropriétaires est donc la représentation légale d’un immeuble composé de l’ensemble des copropriétaires. On ne cite pas en justice un immeuble mais le syndicat des copropriétaires de l’immeuble en précisant son adresse postale. Le syndicat des copropriétaires est donc une personne morale ayant la personnalité juridique, représenté obligatoirement par un syndic de copropriété.

Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?

Un syndic de copropriété est l’organe de représentation légale obligatoire qui représente le syndicat des copropriétaires composé de tous les copropriétaires.

Qu’est-ce qu’un copropriétaire ?

Un copropriétaire est toute personne morale ou physique, propriétaire en pleine propriété, en nue-propriété, en usufruit ou en indivision, d’un lot de copropriété dépendant d’un immeuble, membre de plein droit du syndicat des copropriétaires.

Quelle est la mission du syndic de copropriété ?

Il représente le syndicat des copropriétaires et non chaque copropriétaire et assure la conservation de l’immeuble, la sécurité des occupants, la gestion administrative, technique, financière et comptable de la copropriété.

Comment désigner un syndic de copropriété ?

La désignation du syndic se fait par assemblée générale des copropriétaires.

S’il n’est pas ainsi nommé, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire dans le ressort duquel est situé l’immeuble.

Tout copropriétaire peut ainsi demander en justice la désignation d’un syndic.

Mais il est aussi possible à tout copropriétaire de convoquer dans certains conditions une assemblée générale pour nommer un syndic.

Si aucun copropriétaire ne prend l’initiative de convoquer une telle assemblée, le président du tribunal judiciaire peut aussi désigner un administrateur provisoire de la copropriété qui sera notamment chargé de convoquer l’assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d’un syndic. Et les honoraires seront à la charge de la copropriété.

La mise en concurrence de plusieurs syndics est-elle obligatoire ?

Lors de la désignation d’un syndic professionnel, la mise en concurrence est obligatoire. Cela veut dire qu’au moins deux contrats de syndics doivent être soumis au vote des copropriétaires.

Pour autant, si cette mise en concurrence n’est pas respectée, aucune sanction n’est prévue et la désignation du syndic reste valable (Civ. 3^ème, 3 juin 2021, n°20-13.269).

Pour quelle durée est désigné le syndic ?

Le syndic est désigné pour une durée minimum d’un an et maximum de 3 ans. Il n’existe pas de tacite reconduction du mandat en la matière.

Peut-on nommer plusieurs syndics en même temps ?

Non, un seul syndic peut être nommé pour représenter le syndicat des copropriétaires (Civ. 3^ème, 22 sept. 2016, n°15-13.896).

Dans quel cas la copropriété peut-elle se retrouver dépourvue de syndic ?

L’absence de syndic peut résulter de l’absence de renouvellement de son mandat, de l’absence au terme de son mandat de convocation d’une assemblée générale des copropriétaires pour désigner son successeur. Un syndic peut aussi décider de ne pas se représenter, notamment si la copropriété est trop compliquée à gérer.

Le syndic peut aussi avoir rencontré des difficultés l’ayant conduit à être judiciairement liquidé. Nous avons défendu des copropriétés pour lesquelles le syndic était parti avec les provisions sur charges réglées par les copropriétaires ou la trésorerie du syndicat des copropriétaires.

Le syndic peut aussi avoir été révoqué par la copropriété, notamment pour faute de gestion ou perdre sa garantie financière, ce qui lui interdit de poursuivre sa mission.

La copropriété peut aussi se retrouver sans syndic parce qu’elle est elle-même en déficit et que le syndic est démissionnaire, faute de pouvoir accomplir sa mission. Le syndic bénévole personne physique peut aussi décéder, laissant la copropriété dépourvue de syndic.

Quel type de syndic choisir ?

Notre rôle n’est pas de vous conseiller un type de syndic plutôt qu’un autre, mais de vous présenter leurs avantages et inconvénients et même dans quel cas choisir tel ou tel type de syndic.

Les différents types de syndic

Vous pouvez changer de type de syndic à chaque fois que vous désignez un nouveau syndic.

Le syndic bénévole

Le syndic bénévole est choisi parmi les copropriétaires. Il peut être rémunéré ou non. Assurez-vous de ses compétences et de sa disponibilité. Souvent, on vous présente le syndic bénévole comme étant plus disponible et accessible qu’un syndic professionnel, ce n’est pas toujours le cas. En outre, l’urgence invoquée par le copropriétaire pour joindre son syndic, n’est pas toujours justifiée.

Le syndic bénévole n’a pas les mêmes obligations qu’un syndic professionnel : il est dispensé de souscrire une assurance responsabilité civile personnelle, même si nous le lui recommandons. Il n’est pas tenu aux obligations en matière de formation professionnelle continue, puisqu’il n’en fait pas son activité professionnelle. Il nous paraît pour le moins curieux qu’on continue d’appeler « syndic bénévole » un syndic rémunéré.

Le syndic coopératif

Pour les petites copropriétés composées de 5 lots ou moins, ou un budget inférieur à 15.000 euros sur les 3 derniers exercices, dans le cas où le syndicat a adopté la forme coopérative et n’a pas institué de conseil syndical, l’assemblée générale peut désigner son syndic parmi ses membres.

Le syndic coopératif est un mode de gestion collégiale. Le syndic coopératif peut être rémunéré ou non. Le syndic coopératif est dispensé de souscrire une assurance responsabilité civile personnelle, même si nous le lui recommandons. Il n’est pas tenu aux obligations en matière de formation professionnelle continue, puisqu’il n’en fait pas son activité professionnelle.

Le syndic professionnel classique ou en ligne

Le syndic professionnel est rémunéré. Il exerce classiquement dans des locaux qui peuvent recevoir les copropriétaires, et depuis peu, il peut exercer aussi en ligne. Il est soumis à un certain nombre d’obligations professionnelles et notamment de souscrire une assurance responsabilité civile personnelle, une garantie de représentation des fonds qui lui sont confiés et est tenu de suivre la formation professionnelle continue.

Avantages et inconvénients

Certains syndics en ligne soutiennent que la déception ou l’insatisfaction que vous procure votre syndic classique, justifie que vous fassiez le choix d’un syndic bénévole, coopératif ou en ligne. Nous rappelons cependant qu’un syndic en ligne est aussi un syndic professionnel.

Certains copropriétaires considèrent soit que le syndic est un bon à rien, soit que son remplacement par un autre sera toujours mieux, s’il n’est pas capable d’exécuter les ordres qu’on lui donne dans la demi-heure.

Il sera rappelé que les règles de savoir-vivre s’appliquent aussi quand on s’adresse à son syndic, qui mérite d’être respecté et pour cela, le mieux c’est de l’écouter plutôt que lui reprocher tous les désordres de l’immeuble, des voisins, des copropriétaires, des prestataires, des occupants …

Certes, le syndic supporte beaucoup de responsabilités mais il n’est pas nécessairement responsable de tout ce qui ne va pas dans l’immeuble. Vous seriez peut-être plus patient avec votre voisin, copropriétaire et syndic bénévole, alors soyez-le aussi avec votre syndic professionnel.

On ne change pas de syndic parce que son style vous déplait. Un syndic est un bon syndic avec le temps ; si vous changez tous les ans ou tous les trois ans de syndic, aucun professionnel sérieux et responsable ne voudra s’investir dans sa mission pour votre copropriété.

En effet, pour accepter la mission de syndic, il faut que le nouveau syndic désigné succède à son prédécesseur, valide les comptes, assure une bonne gestion, ce qui requiert un investissement et un accompagnement continu sur des sujets tels que l’administration, la comptabilité ou encore le suivi des travaux de la copropriété qu’il doit bien connaître pour éviter tout risque qui engagerait sa responsabilité civile professionnelle.

Si, pour les petites copropriétés, nous savons par expérience qu’un syndic bénévole peut assurer la mission de gestion administrative de l’immeuble, le syndic bénévole n’a souvent aucune idée des obligations en perpétuel changement qui pèsent sur les copropriétés, pour la conservation de l’immeuble ou la sécurité des occupants et saura très rarement assurer la gestion technique à court ou moyen termes, financière et comptable de la copropriété.

Le recours à un syndic bénévole se conçoit dans les toutes petites copropriétés occupées par les copropriétaires, en l’absence de contentieux, notamment sur les charges, et en l’absence de désordres ou de travaux à suivre.

Par ailleurs, avec un syndic non-professionnel, vous pourrez rencontrer des difficultés pour obtenir la répartition des charges récupérables et non-récupérables, notamment pour remplir votre obligation de régularisation des charges locatives auprès de votre locataire. Vous rencontrerez également des difficultés pour obtenir un état-daté en cas de vente de votre lot.

Sachez que l’absence de gestion professionnelle pourra dissuader les candidats à l’acquisition des lots de copropriété.

Un syndic professionnel saura préparer les convocations aux assemblées générales, la préparation de leur ordre du jour, la préparation du budget prévisionnel.

Notre expérience dans le suivi des expertises judiciaires nous confirme que le syndic professionnel est le meilleur allié de la copropriété.

Le syndic professionnel bénéficie d’une carte professionnelle de gestion immobilière, et même parfois de transaction et saura le mieux placé pour vendre votre bien le cas échéant.

Le syndic professionnel présente une garantie financière et une assurance de responsabilité civile, ce qui n’est pas le cas des autres syndics.

En cas de vente de gré à gré, il saura faire les oppositions qui s’imposent dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires. En cas de saisie immobilière, il saura comment procéder à la déclaration de créances du syndicat des copropriétaires.

Le syndic professionnel saura défendre le syndicat des copropriétaires lors de la mise en concurrence des prestataires (entreprises pour la réalisation des travaux, assureur, avocats …).

Il saura suivre les travaux, les réceptionner, suivre les procédures et intervenir très rapidement auprès de l’avocat pour lui communiquer tout document utile, notamment comptable.

Le syndic professionnel saura gérer l’urgence, la vraie urgence et non une demande d’un copropriétaire qui insiste pour que soit remplacée une ampoule au fond du parking.

Le syndic professionnel saura engager les actions en justice appropriées, alors que le syndic bénévole hésitera plus longtemps, par méconnaissance de la bonne action à mener, et parce qu’il mène souvent une autre activité qui l’accapare.

Le syndic professionnel saura prendre les mesures d’exécution forcée en cas de non-paiement des charges de copropriété, plus délicat à mettre en place par un syndic bénévole qui souhaitera préserver la tranquillité de la copropriété en ne poursuivant pas un copropriétaire en difficulté financière, ce qui peut dans ce cas d’inaction, contraindre assez rapidement d’autres copropriétaires à combler provisoirement sa participation, voire à placer la copropriété en difficulté financière.

Le syndic professionnel saura davantage à quel professionnel faire appel et prendre toutes mesures conservatoires utiles ou toutes mesures d’exécution forcée, sans oublier de prendre une hypothèque légale pour la préservation des intérêts du syndicat des copropriétaires.

L’inconvénient principal du syndic professionnel, ce sont ses honoraires. Mais regardez bien ce qui vous coûte par lot, le temps, l’énergie qu’il vous économise, l’expérience, le professionnalisme et la sécurité qu’il vous apporte.

Nous avons déjà vu une copropriété changer de syndic pour économiser 800 euros d’honoraires. Divisés par le nombre de tantièmes, il est contraire au bon sens de changer de syndic pour économiser par lot quelques dizaines d’euros par an.

L’avantage d’un syndic professionnel que ne vous octroient pas les autres syndics, c’est sa disponibilité, son professionnalisme, son expérience, ses garanties.

Mais, il est vrai qu’on entend souvent les copropriétaires se plaindre de leur syndic parce qu’il ne fait rien pour le prix qu’il est payé.

• Soit, vous ne le payez pas assez, par rapport aux exigences que mérite votre copropriété. Nous avons rencontré des syndics qui avaient baissé le montant de leurs honoraires parce qu’ils voulaient être nommés syndic de la copropriété, puis se rendre compte que les exigences de la copropriété n’étaient pas couvertes par leurs honoraires. Au terme de leur mandat, soit ils étaient contraints d’augmenter le montant de leurs honoraires, soit de ne pas se représenter.
• Soit, vous être trop exigent et ne considérez pas votre syndic comme un mandataire, un prestataire, un allié qui saura valoriser votre bien.

Il est certain que si votre syndic professionnel ne présente aucune compétence dans la gestion de votre copropriété et les travaux d’entretien qu’elle nécessite, il est évidemment trop cher et un autre syndic, même financièrement plus cher, sera toujours économiquement moins onéreux.

Mais ne vous méprenez pas sur les belles promesses des syndics bénévoles ou coopératifs.

Beaucoup de copropriétaires pensent faire une économie, notamment avec les syndics en ligne.

S’il faut faire des économies de budget, c’est sur les devis des prestataires, par mise en concurrence, et non du syndic. Un syndic mal rémunéré n’a aucune envie de s’impliquer dans le temps.

Un syndic en ligne est un syndic professionnel qui sera moins cher qu’un syndic classique. Mais attention toutefois, le syndic classique qui a pignon sur rue, saura mettre à la disposition de la copropriété une salle et les moyens de tenir une assemblée générale des copropriétaires. Vous pourrez avoir une relation directe avec lui.

Nous collaborons fréquemment avec des syndics classiques et nous pouvons vous assurer de leur réactivité et de leur professionnalisme. Si certains syndics ont mauvaise réputation, c’est qu’ils le méritent peut-être mais dans l’ensemble, ce sont de bons professionnels qui savent apporter leurs compétences. Vérifiez leur antériorité et dites-vous que s’ils existent depuis tant d’années, c’est qu’ils doivent être de bons professionnels.

On attend d’un syndic classique qu’il vous réponde sur-le-champ, ce qu’on ne demanderait pas à un syndic bénévole, coopératif ou en ligne. L’urgence que le copropriétaire manifeste doit être relativisée. Chaque fois qu’on appelle le syndic, on s’imagine sans doute qu’il n’a rien d’autre à faire, aucune autre copropriété à gérer, aucune administration à suivre. Un syndic classique travaille comme tout le monde et ne peut pour autant répondre à la seconde à tous les appels téléphoniques, notamment quand il est en assemblée générale ou dans une copropriété.

On reproche aussi aux syndics professionnels de remplacer trop souvent le gestionnaire qui gère votre copropriété. C’est le souci majeur. Mais, soit le syndic est de petite taille et son dirigeant parviendra à suivre votre copropriété jusqu’à ce qu’il soit nommé dans de plus grosses copropriétés qui lui rapporteront davantage d’honoraires sans pour autant augmenter sa charge de travail, d’où l’intérêt de ne pas le considérer comme un larbin, soit il développe son activité et se permet de recruter un gestionnaire qui ne sera pas associé et partira à la première occasion.

En effet, un gestionnaire salarié est difficile à recruter et à conserver. Nous avons même vu des copropriétaires s’opposer à la désignation d’un gestionnaire en charge de la copropriété, ce qui peut malheureusement entraîner des conséquences sur emploi. Et ne parlons pas des absences du gestionnaire qu’on ne tolère pas plus que sa démission.

Le syndic classique permet de discuter, d’avoir un rendez-vous physique dans ses locaux pour régler plus facilement une difficulté, pour obtenir quelques conseils bien souvent gratuits, conseils avisés et personnalisés d’un professionnel. Lors des très nombreuses assemblées générales auxquelles nous avons pu assister, le syndic professionnel, physiquement présent, parvient souvent à départager les copropriétaires, sans prendre parti.

En réalité, vous devez vous interroger sur ce que vous souhaitez. Un syndic professionnel pour une petite copropriété, c’est peut-être surdimensionné au regard des honoraires. Dans ce cas, le choix de recourir à un syndic bénévole ou coopératif se justifie.

Pour une copropriété sans le moindre souci, sans la moindre difficulté, le moindre désordre, un syndic en ligne parait tout à fait approprié.

Le syndic en ligne est moins cher et nécessite toutefois qu’un référent fasse l’interface pour assurer une permanence au sein de l’immeuble. Il n’assure pas physiquement les assemblées générales, ne met pas ses locaux à la disposition de la copropriété ; il peut donc finalement se révéler plus onéreux qu’un syndic classique, si ses honoraires ne sont réduits que de 30% comme on peut lire souvent, puisqu’il impose qu’un copropriétaire dans l’immeuble assure une partie de sa mission et expose beaucoup moins de charges qu’un syndic classique. Mais cela reste une bonne solution pour ceux qui n’exige pas une présence physique de tous les instants.

Le syndic classique est souvent décrié, mais c’est lui qui peut rapidement régler un vrai problème, s’il est compétent, et vous prodiguer de bons conseils, notamment sur les travaux à réaliser, car il apporte une vraie compétence et connaît très bien votre copropriété.

En conclusion, nous dirions qu’un syndic bénévole ou coopératif est une très bonne solution pour les petites copropriétés sans difficulté, un syndic professionnel en ligne est une bonne chose pour les copropriétés de petites ou moyennes tailles sans contentieux ni travaux et le syndic professionnel classique ayant pignon sur rue s’impose quand la copropriété rencontre des contentieux judiciaires ou doit faire face à des travaux, à condition de faire le choix d’un syndic professionnel sachant se rendre disponible en cas de nécessité et ayant une compétence certaine dans les procédures judiciaires et le suivi des travaux. C’est là la clef de votre choix.

Conseils pratiques

• Le changement fréquent de syndic

Un changement fréquent de syndic laisse supposer une mésentente dans la copropriété, voire une volonté de certains copropriétaires d’imposer leurs volontés au syndic. Un tel changement est de nature à dégrader l’image et la renommée de votre copropriété.

En l’absence de syndic professionnel, vous risquez de ne pas obtenir dans les temps, l’état-daté nécessaire à la vente de votre lot.

Pour séduire les copropriétés, les syndics en ligne invoquent leur coût 30% moins chers que les syndics classiques : mais c’est déjà beaucoup trop cher, car le syndic en ligne ne vous apporte pas les conseils qu’il peut prodiguer facilement, sa disponibilité souvent critiquée mais bien réelle si on tient compte du degré d’urgence. Le syndic en ligne ne met pas gracieusement à votre disposition, sa salle de réunion pour la tenue de l’unique assemblée générale annuelle qu’un syndic classique loue pourtant 365 jours par an pour cela.

Le syndic en ligne ne vous apporte pas sa compétence, sa présence et son concours lors des expertises judiciaires ou à l’occasion de la réception des travaux. Si votre copropriété n’encourt aucun désordre et ne nécessite aucuns travaux, le syndic en ligne est approprié.

Un argument que nous voyons souvent sur internet : le syndic en ligne vous permet de reprendre le contrôle de votre copropriété. Cet argument n’est pas sérieux.

Le syndic classique ne contrôle pas votre copropriété ; c’est vous qui la contrôlez tous les jours, directement ou par l’intermédiaire de votre Conseil syndical, ou chaque année lors de l’assemblée générale. Vous ne contrôlez pas mieux votre copropriété avec un syndic coopératif ou professionnel classique ou en ligne, c’est la même chose. L’argument est donc erroné.

•  Le syndic de fait

Un syndic de fait est un syndic tacitement reconduit après le terme de son mandat ou un copropriétaire qui exerce la mission de syndic sans être officiellement désigné.

Attention, il n’est pas assuré et peut mettre la copropriété en péril.

• Le syndic sans pouvoir

Le syndic sans pouvoir est un syndic dont le mandat n’a pas été renouvelé avant son expiration. Ce peut être aussi le cas du syndic professionnel qui perd ses garanties, ou un syndic bénévole ou coopératif qui perd sa qualité de copropriétaire, après la vente de gré à gré ou forcée de son lot.

Dans ces cas, le syndic se retrouve démuni de pouvoir dans ses actions futures, notamment pour convoquer une assemblée générale des copropriétaires pour désigner un syndic. Mais s’il convoque l’assemblée et qu’un autre syndic ou lui-même est désigné, tout copropriétaire peut engager une procédure en contestation de l’assemblée générale ou de la désignation dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale. A défaut de recours en justice, passé ce délai, la désignation du syndic sera validée.

• Faux syndic

Ce dit souvent du syndic qui n’a jamais eu les qualités pour être syndic professionnel. Pour vous assurer que vous n’avez pas à faire à un faux syndic, qui pourrait partir avec les provisions sur charges versées par les copropriétaires, assurez-vous qu’il vous communique ses attestations d’assurance responsabilité civile professionnelle et sa garantie financière de représentation des fonds, en original.

S’il vous dit n’avoir qu’une copie, déplacez-vous chez lui, les attestations d’assurance et de garantie doivent non seulement être affichées dans ses locaux pour pouvoir exercer, mais il doit détenir leur original.

• Absence de syndic et assurance de l’immeuble

Nous rappelons qu’en l’absence de syndic, la copropriété est tenue néanmoins d’assurer l’immeuble, notamment contre les risques d’incendie et pour sa conservation.

• Absence volontaire de syndic

Nous avons rencontré des copropriétaires qui ne parvenaient pas à désigner un syndic, par mésentente mais pas nécessairement. Parfois, ils s’entendaient pour ne pas désigner un syndic, pour ne pas avoir à régler les charges de copropriété qu’ils devaient eux-mêmes, voire pour ne pas régler les travaux réalisés par un prestataire.

Sachez qu’en l’absence de syndic, aucun travaux ne pourra être entrepris et aucune vente de lot ne pourra être conclue.

Dans ce cas, tout intéressé, y compris le tiers ou l’entreprise créancière, peut saisir la justice pour faire désigner de force un syndic. En effet, on ne peut pas assigner un syndicat des copropriétaires d’un immeuble sans qu’il soit représenté par un syndic de copropriété ou un administrateur provisoire.

Par Laurent Meillet
Le 21 octobre 2024