Assistance ou représentation en assemblée générale

Peut-on être assisté ou représenté à une assemblée générale ? Cette question, essentielle pour de nombreux participants, soulève des enjeux pratiques et juridiques importants. Faut-il obligatoirement une procuration écrite ? Quelles sont les règles à respecter et les pièges à éviter pour ne pas compromettre vos droits ? Découvrez dans cet article les principes fondamentaux de l’assistance et de la représentation en assemblée générale, illustrés par des cas pratiques pour mieux comprendre les situations réelles.

Quelle différence entre réprésentation et assistance en assemblée générale ?

L’assistance d’une personne suppose qu’elle soit présente le jour de l’assemblée. Celui qui assiste quelqu’un, l’accompagne. Il y a donc deux personnes présentes à l’assemblée mais seule la personne convoquée participe aux votes.

La représentation d’une personne suppose qu’elle n’est pas présente à l’assemblée. Celui qui représente quelqu’un, le remplace en quelque sorte. Il n’y a donc qu’une seule personne à l’assemblée.

La différence est importante à plus d’un titre comme nous vous l’exposerons ci-après. Mais déjà, celui qui assiste, peut donner des conseils à la personne assistée, parfois intervenir et prendre la parole au cours de l’assemblée, mais n’a pas le droit de vote : seule la personne convoquée peut voter.

Celui qui représente, est investi de tous les pouvoirs de la personne absente et peut donc voter à sa place.

Dans quel type d’assemblée peut-on être assisté ou représenté en assemblée générale ?

Nous évoquons ici les assemblées pour lesquelles vous êtes convoqué, en raison d’une qualité que vous détenez. Il s’agit d’assemblée des associés d’une société, des copropriétaires ou d’une organisation à laquelle vous êtes adhérent ou affilié. En général, vous détenez un droit de vote (association, fondation, club, mutuelle, syndicat professionnel).

Faut-il être autorisé pour être assisté ou représenté en assemblée générale ?

Pour chaque convocation, vérifiez les statuts de l’organisation qui vous convoque (société, association, syndicat, …). Certains statuts ou règlements de copropriété peuvent interdire d’être assisté, ce qui est rare, ou même d’être représenté par un tiers.

Si les statuts ou les règlements ne précisent rien, ne croyez pas que vous pouvez vous faire assister ou vous faire représenter comme vous le souhaitez.

Ce sont les associés, adhérents ou copropriétaires présents qui devront valider, par un vote, la présence de votre assistant. En cas de refus, votre assistant devra quitter l’assemblée.

Le vote de l’assemblée n’a pas besoin d’être inscrit à l’ordre du jour mais il doit en être fait mention dans le procès-verbal de l’assemblée, pour éviter toute contestation.

Il existe une exception : le représentant légal de la société, de l’association, du syndicat ou de l’organisation en général qui vous a convoqué, n’a pas besoin de l’accord de l’assemblée pour être assisté. Il peut donc se faire assister par toute personne de son choix, expert, avocat, secrétaire, trésorier… qu’il soit membre de l’organisation ou non.

L’assemblée par contre ne peut pas s’opposer à votre représentation ; chacun a droit de se faire représenter à une assemblée, sous réserve toutefois que le représentant remplisse certaines conditions.

En général, et inversement, le représentant légal ne peut pas se faire représenter par un tiers, uniquement par un membre de son personne ou de l’organisation.

Quelles qualités faut-il présenter pour assister ou représenter quelqu’un dans une assemblée ?

C’est un point important. En principe, on peut se faire représenter par un tiers, sauf stipulation contraire dans des statuts ou un règlement qui vous est opposable.

Pour assister ou représenter quelqu’un au cours d’une assemblée, il faut réunir certaines conditions :

• la personne assistée ou représentée doit avoir être convoquée à cette assemblée ; l’assistant ou le représentant se munira de cette convocation, ce qui lui permettra de s’assurer du lieu et de l’heure de l’assemblée
• celui qui assiste ou représente doit être majeur et capable, muni d’une pièce d’identité pour que l’organisateur de l’assemblée puisse vérifier votre identité et sa conformité au mandat qui lui aura été donné
• celui qui assiste n’a pas besoin d’un mandat écrit puisque la personne qui l’assiste peut verbalement le confirmer. L’assistant n’a pas à être membre de l’organisation : c’est pour cela que sa présence doit être validée par l’assemblée
• celui qui représente doit être muni d’un mandat écrit de la personne qu’il représente
• dans certaines organisations, il faut nécessairement être membre de l’organisation ou apparenté à la personne qu’on représente, pour pouvoir la représenter. Mais la plupart du temps, le représentant est un tiers à l’organisation, à la société ou au syndicat et n’a pas besoin d’avoir la qualité pour laquelle le membre a été convoqué

Parfois, les statuts ou règlements limitent le nombre de mandats ou interdisent à l’organisateur d’en détenir même un seul. C’est le cas en copropriété. Le syndic ne peut pas recevoir un mandat de vote.

Par ailleurs, un mandataire ne peut pas détenir plus de trois mandats, sauf si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat (article 22 de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965).

Les conditions de validité de la procuration ?

L’organisation qui vous convoque est bien souvent tenue de joindre à la convocation que vous venez de recevoir, un modèle de mandat ou de pouvoir de représentation. Mais vous êtes libre de donner votre pouvoir par procuration, en la rédigeant vous-même. Votre procuration devra reprendre au minimum les mentions du modèle.

Parfois, le modèle est incomplet. Assurez-vous que votre procuration mentionne votre identité. Assurez-vous que vous donnez un mandat ou pouvoir spécial, en principe à une personne identifiée et que vous mentionnez l’assemblée au cours de laquelle elle va vous représenter, et éventuellement vos consignes de vote.

Datez et signez votre procuration en y joignant la copie de votre pièce d’identité pour que l’organisateur de l’assemblée puisse vérifier la concordance des signatures.

Quels sont les pouvoirs du représentant ?

Le représentant a le pouvoir de représenter la personne absente, conformément au mandat qu’il a reçu, et même parfois conformément aux consignes de vote qu’il a reçues.

Et s’il ne respecte pas les consignes de vote, ce qui peut arriver après discussion lors de l’assemblée, le vote n’est pas nul pour autant. Le copropriétaire absent pourra simplement engager la responsabilité du mandataire, si son vote lui a causé un préjudice.

En effet, les consignes de vote d’un copropriétaire absent et représenté sont inopposables au syndic ou au syndicat des copropriétaires. Seul doit être pris en compte le vote exprimé par le mandataire au cours de l’assemblée générale (Civ. 3^ème, 8 sept. 2016, n°15-20.860).

Certaines résolutions ne peuvent recevoir de consigne de vote avant la tenue de l’assemblée : c’est le cas de l’élection des membres du bureau de l’assemblée. On ne peut savoir avant l’assemblée qui sera présent à l’assemblée et qui se présentera pour être élu président ou scrutateur de l’assemblée. En général, c’est le syndic qui est désigné secrétaire.

Attention : le représentant n’a pas le pouvoir de se présenter comme candidat aux élections du président ou scrutateur de l’assemblée générale des copropriétaires.

Cas pratique

Dans les assemblées générales des copropriétaires, chaque copropriétaire peut être représenté par un tiers.

Très souvent, des copropriétaires nous demandent de les assister lors d’une assemblée générale, soit parce qu’ils savent qu’elle va très mal se dérouler, soit pour que nous défendions les résolutions qu’ils ont fait inscrire dans l’ordre du jour.

La plupart du temps, les autres copropriétaires s’opposent à notre présence. Que faire dans ces conditions ?

Nous proposons à notre client, copropriétaire, de nous donner procuration pour être représenté. L’assemblée ne peut pas s’opposer à la représentation d’un copropriétaire par un tiers. En désignant son avocat, le copropriétaire est assuré que sa cause sera défendue au cours de l’assemblée.

C’est une particularité du droit : toute personne peut représenter une autre, si elle est munie d’un pouvoir, si elle est majeure et capable, sans même devoir justifier de ses qualités professionnelles.

Ainsi, un ami, un vieil oncle, la gardienne de l’immeuble voisin, un passant, son conjoint, un autre copropriétaire ou un avocat peut très bien représenter un copropriétaire lors d’une assemblée générale des copropriétaires, sauf le syndic.

Et le copropriétaire peut très bien être représenté, quand bien même il ne serait pas à jour du règlement de ses charges de copropriété.

Et si le copropriétaire détient plusieurs lots, il peut être présent à l’assemblée pour certains lots et être représenté pour d’autres lots au cours de la même assemblée.

Notre Cabinet a été récemment mandaté pour représenter un copropriétaire et négocier pour lui le prix d’achat des parties communes qu’il avait annexées à ses lots de copropriété.

L’assemblée était virulente à l’encontre du copropriétaire que nous représentions. Elle réclamait un prix exorbitant.

Nous avions un avantage sur tous les autres copropriétaires. Nous avions fait inscrire dans l’ordre du jour le prix que nous proposions. Dès lors, l’assemblée ne pouvait plus modifier le prix, sans en référer préalablement aux autres copropriétaires absents. Sauf à l’augmenter en faveur de la copropriété qui était invitée à céder une partie des parties communes.

La copropriété aurait pu repousser le vote mais cela bloquait les autres copropriétaires s’ils voulaient vendre leurs lots. Et surtout, en votant la cession de parties communes, notre client se retrouvait détenteur davantage de tantièmes et payait donc davantage de charges de copropriété et les autres moins.

Nous avons négocié durement et après un vote tenu, l’assemblée a adopté la résolution au prix proposé. En réalité, nous avions pris le soin d’être munis d’un accord écrit de notre client copropriétaire, qui nous permettait de négocier et éventuellement augmenter notre prix de 20 %. Mais la copropriété ne l’a jamais su, cet accord était secret.

Conseils pratiques

Prévenez l’organisateur de l’assemblée que vous serez assisté ; cela permettra de faciliter la présence de votre assistant. En cas de représentation, nous ne prévenons pas l’assemblée pour garder l’effet de surprise et éviter que les participants ne s’organisent pour nous refuser l’accès.

Évitez d’accepter un mandat de représentation si vous ne connaissez pas les sujets qui seront abordés au cours des différentes résolutions examinées avant d’être soumises au vote.

Prévoyez de rester jusqu’à la fin de l’assemblée pour éviter que le quorum ne soit modifié en cours d’assemblée. Si vous ne pouvez pas rester jusqu’au bout, prévenez l’organisateur pour qu’il en tienne compte dans le décompte des voix, sans partir discrètement.

Rendez-compte à votre mandant du déroulement de l’assemblée, et pour cela, nous vous recommandons de noter chaque adoption ou rejet de vote, en face de la résolution, sur l’ordre du jour joint à la convocation que vous détenez.

N’oubliez pas de vous munir de la convocation, de la procuration avec la copie de la pièce d’identité de votre mandant et de votre propre pièce d’identité.

Par Laurent Meillet