Au terme d’une assemblée générale des copropriétaires, doit être dressé et signé un procès-verbal des délibérations, le jour-même ou au plus tard dans les huit jours de la tenue de l’assemblée.
Obligations légales
Ce procès-verbal doit être signé par le bureau de l’assemblée, composé d’un président de séance, d’un ou plusieurs scrutateur(s) et d’un secrétaire, tous élus en début de séance.
La signature en fin de séance du procès-verbal de l’assemblée générale des copropriétaires par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateur(s) est une obligation légale instaurée par l’article 17 alinéa 1ᵉʳ du Décret n°67-223 du 17 mars 1967.
Conséquences de l’absence de signature
Nullité du procès-verbal sans signature
Si aucune signature n’est portée sur le procès-verbal, ce dernier n’a aucune valeur et la nullité d’un tel document est encourue, faute de valeur probante (Civ. 3ᵉ, 26 mars 2014, n°13-10.693). L’absence de toute signature est rédhibitoire. Mais en pratique, cela arrive rarement. Le procès-verbal de l’assemblée ne peut pas être signé par procuration ou pour ordre.
Responsabilité des membres du bureau
Il est possible d’envisager de rechercher la responsabilité des membres du bureau de l’assemblée et qui refuseraient ensuite, sans juste motif, de signer le procès-verbal des résolutions adoptées, si un préjudice en résulte, comme le blocage du fonctionnement normal de la copropriété. Nous recommandons donc aux membres du bureau de l’assemblée de signer le procès-verbal, quitte à apposer avant leur signature les réserves qui s’imposeraient plutôt que de refuser de le signer au motif qu’il ne reflète pas exactement le déroulé de l’assemblée.
Cas particuliers
Absence de signature d’un des membres du bureau
Que faire si, pour une raison ou une autre, le président de séance, un des scrutateurs ou le secrétaire refuse ou est empêché de signer le procès-verbal ?
Il faut savoir que l’absence d’une des signatures n’est pas de nature à rendre automatiquement nul le procès-verbal de l’assemblée. S’il manque une seule des signatures nécessaires (celle d’un scrutateur, par exemple), il faudra en effet apporter la preuve d’un grief pour obtenir la nullité du procès-verbal (CA Besançon, 10 oct. 2007, n°783/07). En pratique, l’absence d’une des signatures requises est rarement susceptible de porter préjudice.
Indulgence de la jurisprudence
La jurisprudence est assez indulgente et valide en règle générale les procès-verbaux non signés par le secrétaire, les scrutateurs ou même le président de séance (Civ. 3ᵉ, 19 nov. 2008, n°06-12.567; Civ. 3ᵉ, 24 avril 2013, n°12-13.330; Civ. 3ᵉ, 26 mars 2014, n°13-10.693 et Civ. 3ᵉ, 9 juin 2016, n°15-17.094).
Il peut arriver aussi, comme dans l’affaire qui a été soumise à notre Cabinet, que le secrétaire de séance refuse de signer le procès-verbal. Cela peut arriver lorsque le syndic, habituellement élu en qualité de secrétaire en début de séance, ne voit pas renouvelé son mandat de syndic en cours de séance. Dans notre cas, il avait tout simplement quitté l’assemblée après l’élection du nouveau syndic. Que faire si le secrétaire de séance quitte l’assemblée alors qu’il est tenu de rédiger le procès-verbal ?
Remplacement en cours de séance
Comment rédiger le procès-verbal si le secrétaire de séance quitte l’assemblée avant son terme ? Dans ce cas, le nouveau syndic, s’il est présent, ou toute autre personne qui se substituerait au secrétaire de séance démissionnaire de fait, pourrait reprendre la rédaction du procès-verbal et le signer en précisant, avant sa signature, qu’il a été partiellement rédigé par le secrétaire de séance élu et démissionnaire, mais qu’après sa démission, la rédaction du présent procès-verbal a été reprise et/ou achevée par le signataire aux lieu et place du secrétaire démissionnaire dans l’intérêt de la copropriété et sous le contrôle du président de séance et du ou des scrutateurs.
Comme pour le départ d’un président de séance ou d’un scrutateur en cours d’assemblée, les copropriétaires présents ou représentés peuvent élire, en cours de séance, un nouveau président, un nouveau scrutateur ou un nouveau secrétaire, après avoir pris acte de son départ définitif.
Attention toutefois, la seule signature d’un remplaçant non élu n’authentifierait pas suffisamment le procès-verbal qui s’en trouverait dénué de valeur, faute d’autre signature. En effet, sa valeur s’acquiert par l’apposition sur le même procès-verbal de la signature du président et si possible du ou des scrutateurs élus qui l’authentifient.
Recommandations pratiques
L’article 17 alinéa 1ᵉʳ du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 impose en effet la signature du procès-verbal par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs pour donner en effet sa force probante et incontestable au procès-verbal de l’assemblée générale, son déroulement et sa tenue.
Ainsi, si on devait considérer que l’absence d’une signature rende nul le procès-verbal, ce serait admettre que la signature du président de séance est insuffisante pour donner force probante au procès-verbal ou que seul le cumul des signatures de tous les membres du bureau aurait force probante, ce que ne dit absolument pas le décret. Ainsi, il a été jugé que les seules signatures du président de séance et du secrétaire suffisaient à authentifier le procès-verbal (Civ. 3ᵉ, 19 nov. 2008, n°06-12.567).
Nous conseillons au syndic qui serait confronté à cette situation de notifier dans le délai d’un mois de la tenue de l’assemblée générale le procès-verbal pour faire courir le délai de deux mois pour le contester, selon les dispositions de l’article 42 de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965.
Conclusion
Si personne ne veut signer le procès-verbal, nous ne conseillons pas, comme nous l’avons déjà vu de la part de certains syndics, d’apposer au pied du procès-verbal, la mention « sans signature ». Ce procès-verbal serait nul et l’expiration du délai de deux mois sans contestation, n’interdirait pas selon nous de pouvoir utilement le contester, au moins par voie d’exception, pour en demander la nullité ou tout simplement son inopposabilité.
Nous recommandons au contraire de signer le procès-verbal, en tant que secrétaire de séance par exemple, ce que le syndic aurait dû faire avant de le notifier, si le président de séance ou le ou les scrutateurs sont empêchés de le signer. Le signataire peut y apposer ses réserves, mais n’engage pas sa responsabilité en le signant, s’il retranscrit naturellement le déroulé de l’assemblée et les votes des copropriétaires.
En notifiant le procès-verbal, le syndic ou tout membre du bureau, après avoir pris soin de mentionner les dispositions de l’article 42 de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965, en recommandé avec accusé de réception à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants, l’expéditeur (souvent le syndic ou le secrétaire de substitution) purge le délai de recours de deux mois. Ainsi, faute de contestation dans le délai de deux mois, sera couverte l’irrégularité du procès-verbal tenant à l’absence de la signature d’un des membres du bureau de l’assemblée générale des copropriétaires.
En cas de contestation, le syndicat des copropriétaires devra constituer avocat sur l’assignation qui lui sera délivrée par voie de commissaire de justice, à charge de défendre à l’action en justice ainsi intentée, en soulevant l’absence de grief et l’authentification suffisante par l’apposition d’au moins une signature, la sienne.
Enfin, nous mettons en garde les membres du bureau de l’assemblée qui auraient tendance à vouloir modifier la narration du déroulé de l’assemblée pour tenir compte de l’avis postérieur ou contraire de certains des copropriétaires, voulant remettre en cause son déroulement. Nous rappelons que les dispositions de l’article 42 de la Loi n°65-557 du 10 juillet 1965 donnent la solution : il vous est loisible, avant de signer le procès-verbal de l’assemblée, de faire mention de vos réserves comme de celles éventuellement formulées par les copropriétaires sur la régularité des décisions. Mais ne modifiez jamais le déroulé de l’assemblée, au risque de remettre en cause inutilement la validité du procès-verbal, en croyant bien faire pour être complet.
Par Laurent Meillet
Le 23 juin 2024
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